Общие требования к документации в организациях гражданской авиации содержатся в Приложении 9 Конвенции о международной гражданской авиации «Упрощение формальностей» ИКАО.

Требования к документации изложены в статьях 67 «Документация, имеющаяся на борту воздушного судна» и 105 «Перевозочные документы». Воздушного кодекса Российской Федерации.

В Федеральных авиационных правилах «Требования к юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, осуществляющим коммерческие воздушные перевозки. Форма и порядок выдачи документа, подтверждающего соответствие юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих коммерческие воздушные перевозки, требованиям федеральных авиационных правил», утвержденных приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 13.08. 2015 г. N 246, требованиям к документации посвящен целый раздел III «Документация и руководства». Так, каждая авиакомпания, как эксплуатант, должна осуществлять учет изменений эксплуатационной документации, актов воздушного законодательства, руководств и приказов эксплуатанта, а также обеспечивать:

— рассылку (доступ в электронном виде), обеспечивающую наличие действующих версий указанных документов в подразделениях эксплуатанта и у внешних поставщиков услуг;

— пересмотр и внесение изменений, необходимых для поддержания актуальности информации, содержащейся в документах эксплуатанта;

— выявление устаревших, переизданных документов, изъятие их из эксплуатационной документации и уничтожение;

— хранение и рассылку документации, полученной из внешних источников, включая руководства и документы от уполномоченных органов и разработчиков воздушных судов и комплектующих.

Кроме того, авиакомпания обязана планировать и реализовывать процедуры, обеспечивающие своевременное ознакомление персонала с необходимой информацией, включая информацию о безопасности полетов, авиационной безопасности, персонале организаций, изменениях в законах.

В случае, если используется электронная система управления и контроля документации и данных, используемых непосредственно при производстве полетов, то в данной системе должно производится плановое резервное копирование указанных документов и данных, обеспечивающих их сохранность.

В соответствии с ИСО 9000-2015 летно-штабная документация (ЛШД) представляет собой комплект документов и записей. В соответствии с п. 3.8.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2015 ЛШД это:

— документированная информация, созданная и используемая для функционирования летного отряда, которая управляется и поддерживается организацией;

— свидетельства достигнутых в летной деятельности результатов.

Как пример, в летных книжках и отчетах о выполнении полетных заданий отображаются как достигнутые результаты, так и свидетельства осуществленной деятельности (п. 3.8.10).

Одновременно записи в указанных выше документах позволяют увидеть прослеживаемость результатов в летной работе конкретного члена летного экипажа, а также представляют свидетельства проведения верификации его летного мастерства.

В соответствии с требованиями п. 7.5.3.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 для управления ЛШД в летном отряде должны быть предусмотрены следующие действия в той степени, насколько это применимо:

a) распределение, обеспечение доступности и поиска каждого элемента ЛШД, а также их использование;

б) хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;

в) управление изменениями (например, управление версиями);

г) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.

Документированная информация внешнего происхождения, определенная в летном отряде как необходимая для планирования и функционирования процессов производства полетов, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.

Документированная информация, регистрируемая и сохраняемая в качестве свидетельств соответствия, должна быть защищена от непредумышленных изменений.

Примечание — Доступ подразумевает разрешение только просмотра документированной информации или разрешение просмотра с полномочиями по внесению изменений в документированную информацию.

В соответствии с ORG 2.1.1 IOSA Standard Manual Ed.12Documentation and Records Documentation System летный отряд должен иметь систему для управления и контроля элементов документации и/или данных, используемых непосредственно при проведении или сопровождении операций, связанных с летной деятельностью.

Кроме того, согласно ORG 2.2.1 летный отряд должен также иметь систему для управления и контроля эксплуатационных записей, чтобы гарантировать, что содержание и хранение таких записей соответствуют требованиям уполномоченных органов в области гражданской авиации, в зависимости от обстоятельств, и чтобы записи были :

— идентифицированными;

— разборчивыми;

— сохранными;

— легко находимыми;

— защищеными;

— определены процессы утилизации, удаления (электронные записи) и архивирования.

Рекомендации: Система предназначена для управления и контроля всех записей, связанных со всеми производственными процессами, которая включает в себя записи об обучению персонала, а также включает любые другие записи, которые документируют выполнение эксплуатационных требований (например, эксплуатационный контроль, эксплуатационная безопасность).

В соответствии с действующей в РФ нормативной базой применительно к документированию на элементы ЛШД распространяются следующие понятия и требования.

Согласно Федеральному закону от 29.12.1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст) документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени. В нем отражены факты, события, явления объективной действительности.

По степени обязательности основная часть элементов ЛШД является информационной, содержащей сведения и факты о производственной и иной деятельности летного отряда. К директивным элементам ЛШД — обязательным для исполнения, носящим характер юридической или технической нормы, в основном относятся различного рода планы.

Вместе с тем, каждый элемент ЛШД является носителем различного рода задокументированной информации. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Существенной характеристикой документированной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Вместе с тем, каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Защищенность — свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц.

Наконец, важным свойством документированной информации является ее адекватность (определенность), т.е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Список литературы:

  1. Федеральный закон от 19 марта 1997 г. No 60-ФЗ «Воздушный кодекс Российской Федерации» (ВК РФ). — URL: https://www.favt.ru/public/vozdushnie-perevozki-trebovania/kodeks.pdf (дата обращения 11.03.2019)
  2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения 11.03.2019)
  3. Федеральные авиационные правила «Подготовка и выполнение полетов в гражданской̆ авиации Российской̆ Федерации», утверждены приказом Министерства транспорта РФ от 31 июля 2009 г. No 128. — URL:https://www.favt.ru/public/materials//f/8/e/c/e/f8ece57772c01a7e44d01115c044b536.pdf (дата обращения 11.03.2019)
  4. Федеральные авиационные правила «Требования к юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, осуществляющим коммерческие воздушные перевозки. Форма и порядок выдачи документа, подтверждающего соответствие юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих коммерческие воздушные перевозки, требованиям федеральных авиационных правил», утверждены приказом Министерства транспорта РФ от 13 августа 2015 г. No 246 (ФАП-246) — URL: https://www.favt.ru/dokumenty-federalnye-pravila?id=2874 (дата обращения 11.03.2019)
  5. Межгосударственный стандарт ГОСТ ISO 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования», утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 сентября 2015 г. Nо 1391 ( ГОСТ ISO 9001-2015) — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_194941/ (дата обращения 11.03.2019)
  6. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст) — URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 11.03.2019)
  7. IOSA Standard Manual Ed.12 — URL: https://www.iata.org/whatwedo/safety/audit/issa/Documents/IOSA_Standards_Manual%28ISM%29_Edition_12.pdf (дата обращения 11.03.2019)